La empresa ante la Inspección de Trabajo

La Inspección de Trabajo es un procedimiento rutinario al que puede verse sometida cualquier empresa que posea trabajadores contratados

Con la visita de un inspector o subinspector de trabajo, en muchas ocasiones se tiende a pensar que alguien nos ha denunciado. Pues bien, no siempre tiene que ser este el motivo de la visita. La función de los inspectores es controlar y vigilar que las empresas y trabajadores cumplan con las responsabilidades administrativas que exige la ley y de asesorar e informar a los mismos en materia laboral y Seguridad Social, por lo que cualquier empresa puede recibir en cualquier momento una visita tanto esperada como inesperada de un inspector de trabajo, o subinspector de empleo.

Por ello, cualquier empresa o negocio puede ser susceptible de recibir la visita de un inspector de trabajo, sin necesidad de que haya un pre aviso. De hecho, no es necesario que nadie haya denunciado a nuestra empresa a la Seguridad Social para recibir al inspector de trabajo en nuestro centro de trabajo, ya que las inspecciones son un procedimiento rutinario.

¿Qué hay que hacer ante una inspección de trabajo?

Lo primero y mas importante es que no puedes negarte a que el inspector realice la inspección en tu centro de trabajo tanto si hay como si no hay pre aviso. Tienes que tener en cuenta que el inspector actúa en representación de la autoridad y si se le impide la entrada en la empresa, puede reclamar ayuda policial para que le facilite su entrada por la fuerza.

De esta forma, tanto los inspectores de trabajo como el personal de apoyo que le acompañe puede tener acceso a cualquier instalación o centro de trabajo sin previo aviso, pero además pueden exigir que algún trabajador le acompañe en la visita, ante lo cual quedará obligado a ello. Has de tener en cuenta que el inspector ha de identificarse para poder solicitar el acceso privilegiado a todas las instalaciones, pero puede iniciar la inspección en el anonimato con el fin de que ésta pueda llevarse a cabo con éxito.

No obstante, si tu centro de trabajo coincide con tu domicilio, en ese caso si deberá tener tu consentimiento o bien una autorización judicial para entrar.

Además, el inspector puede reclamarte la presentación de documentación, decirte que le acompañes en su visita a la empresa, pedir que identifiques a las personas presentes en el centro de trabajo, solicitar tu requerimiento en las oficinas públicas, tomar muestras, hacer mediciones en tu empresa, reconocer y examinar el local, etc.

Si te niegas a alguno de estos requerimientos del inspector, es motivo de sanción.

Documentos que puede solicitarte el inspector de trabajo:

Las diligencias o escritos que desde 2016 los inspectores de trabajo presenten en las empresas tras una inspección, pueden incluir el requerimiento de presentar alguno de los siguientes documentos:

• Libro de visitas
• Comunicación de apertura de la autoridad laboral
• Cuadro horario y calendario laboral
• Parte de Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)
• Recibos de salarios
• Parte de alta y baja de los trabajadores
• El justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social.
• Los justificantes de que se está pagando a la Seguridad Social.
• Resumen de horas extraordinarias
• Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el justificante de su comunicación
• En el caso de que tengas en tu empresa trabajadores extranjeros, las autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores.
• Libro de contabilidad (diario mayor y balances)
• Escritura de constitución de la sociedad
• Declaración del Impuesto de Sociedades
• Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)
• Declaración de operación con terceros (modelo 347)
• Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales: medidas de protección, material preventivo de accidentes de trabajo, resultados de los controles de salud, evaluación de riesgos y planificación de la acción preventiva, una relación sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan durado más de un dia, etc.

entre otros documentos...

Otros procedimientos en la obtención de pruebas

El inspector tiene el derecho y la obligación de analizar toda la actividad sujeta a inspección, abriendo las diligencias, pruebas o exámenes que considere oportunos, por lo que puede reclamar:

• Las claves de acceso a los ordenadores
• La toma de fotografías, muestras, vídeos y cualquier otro registro
• La identificación de todas las personas que se encuentren en el centro de trabajo. Ahora bien, la presentación del DNI será responsabilidad de cada trabajador ya que el empresario no cuenta con la autoridad necesaria para obligarles.
• La toma de declaración a los trabajadores y al propio empresario, aunque estas palabras no se darán inmediatamente como ciertas sino que se registrarán en las actas.
• Si considera que existen posibilidades de que se destruyan pruebas o de que se alteren los documentos físicos o informáticos, así como si se determina que pueden existir probables causas de riesgo laboral, podrán establecerse medidas cautelares.

Fuente:Infoautónomos